06 November 2020

3 Tips Mengatur Shift Karyawan di Masa Pandemi COVID-19

Mengatur shift karyawan selama masa pandemi COVID-19 atau virus Corona cukup rumit, dengan sistem kerja perusahaan yang sebagian besar menerapkan kebijakan Work From Home dan pembatasan untuk Physical Distancing membuat perusahaan terutama tim HR (Human Resource) harus memikirkan dengan matang cara memanajemen jadwal karyawan ini.

Jadwal kerja (shift) dibuat perusahaan untuk memberikan pergeseran jam kerja dalam 24 jam, maupun dalam seminggu yang mengikuti ketentuan pemerintah dalam pembatasan keramaian di kantor. Menurut surat edaran pemerintah nomor 8 tahun 2020 tentang pengaturan jam kerja, yang memuat shift 1 masuk antara pukul 07:00 – 07:30 sampai pukul 15:00 – 15:30 dan untuk shift 2 dimulai pukul 10:00 – 10:30 sampai pukul 18:00-18:30. Hal ini ditujukan untuk membatasi mobilitas saat jam pergi dan pulang kantor, terutama ditransportasi umum.

Dengan terbaginya shift yang ada dan mempertimbangkan untuk karyawan yang Work From Home tim HR perlu memikirkan langkah cerdas demi produktivitas operasional terjaga dan berjalan lancar. Berikut adalah beberapa tips untuk jadwal kerja yang dapat diterapkan di kantor :

1. Membuat Shift Dengan Jumlah Yang Sama

Memastikan untuk setiap karyawan mendapatkan porsi yang sama adalah tugas utama tim HR, Jumlah karyawan di setiap Shift harus dipikirkan oleh tim HR agar tidak memicu terjadinya interaksi secara langsung yang dapat menimbulkan kerumunan di tempat kerja, menghindari kesalahpahaman antar pekerja terkait penjadwalan.

2. Membuat jadwal kerja sesuai ketetapan dan kebijakan pemerintah

Jam kerja yang sudah ditetapkan pemerintah tidak dapat diubah mengingat sudah diatur dalam Undang-Undang (UU) mengenai 40 jam per minggu, kebijakan pemerintah yang baru mengenai jam kerja dimasa COVID-19 pun perlu diperhatikan, dengan menghindari kegiatan lembur, dan mengategorikan karyawan mana yang dapat bekerja pada shift tertentu mengingat kondisi fisik dan kesehatan tiap karyawan.

3. 50% WFH (Work From Home) 50% WFO (Work From Office)

Melihat banyak perusahaan yang memiliki cukup banyak karyawan seperti perusahaan-perusahaan milik pemerintah (BUMN) yang telah menerapkan pola kerja 50%-50% dapat dijadikan contoh untuk mengatur shift agar operasional perusahaan tetap berjalan. Dengan menerapkan protokol kesehatan untuk mencegah penyebaran COVID-19, perusahaan bisa menghemat biaya operasional dan menjaga aset perusahaan (SDM) demi perkembangan perusahaan.

Mengatur penjadwalan kerja untuk karyawan yang salah akan menghambat pertumbuhan bisnis perusahaan, dengan itu tim HR sebagai peran utama manajemen Sumber Daya Manusia di perusahaan harus memilih langkah yang efektif dan efisien.

Membuat penjadwalan dengan DingTalk Lite yang user-friendly¬ dan mudah diakses melalui mobile serta persiapan dengan metode cloud mampu membantu tim HR mengatur perputaran shift karyawan setiap harinya, akses yang tidak membutuhkan terlalu banyak penyimpanan dapat memberikan sisi yang efisien serta tepat untuk kebutuhan perusahaan. Semua sistem penjadwalan juga dapat diproses secara otomatis yang sudah diintegrasikan dengan report untuk kebutuhan perhitungan gaji dan benefit karyawan.